chargé(e) de l'évènementiel H/F

Nous recherchons un(e) chargé(e) de l'évènementiel dans le cadre d'un CDD de 8 mois (congé Formation) à pourvoir à partir de septembre 2017 jusqu'au 30 avril 2018. En total autonomie, vous aurez pour missions :

Organisation et coordination de 300 séminaires par an (3000 participants) se déroulant dans des hôtels parisiens 4* (Marriott, Scribe, Pullman…) :

• Sourcing, repérage, négociation des prix et choix des hôtels en partenariat avec le Service Achat
• Gestion et optimisation du budget hôtellerie par une mise en place de contrat-cadre
• Communication aux hôtels des mises en place des salons, du matériel technique, des menus
• Contrôle le jour J du bon déroulement des formations
• Accueil des participants et des intervenants le jour J
• Suivi des prestataires (animateurs, imprimeur, transporteur, hôtesses)
• Suivi de la rémunération des hôtesses
• Sélection et négociation du prix du cadeau remis aux participants sur place
• Gestion administrative et commerciale des inscriptions (devis, convocations, conventions)
• Préparation des dossiers pour l'accueil des participants (listes, badges, feuilles d'émargement,
attestations de présence, fiches d'évaluation)
• Gestion des stocks et des commandes des fournitures utilisées pour les formations (blocs notes, badges, cadeau participant)